Các phần mềm phân tích thống kê như SPSS, AMOS và SmartPLS đều đặt ra những yêu cầu nhất định đối với cấu trúc và định dạng dữ liệu đầu vào nhằm bảo đảm quá trình nhập liệu và xử lý được thực hiện chính xác, ổn định, đồng thời hạn chế các lỗi phát sinh hoặc nguy cơ thất thoát dữ liệu. Vì vậy, trong trường hợp dữ liệu không thể được nhập vào SPSS, AMOS hoặc SmartPLS, người nghiên cứu cần rà soát lại một cách hệ thống cấu trúc tập tin và các thiết lập định dạng dữ liệu. Dưới đây trình bày một số lỗi thường gặp trong quá trình nhập dữ liệu và các hướng khắc phục tương ứng.
1. Vấn đề liên quan đến tên file dữ liệu
Tên file dữ liệu đặt quá dài
Trong nhiều trường hợp, khi người dùng tải file dữ liệu khảo sát từ Google Forms, tên file mặc định được đặt theo tiêu đề của biểu mẫu khảo sát. Nếu tiêu đề này có độ dài lớn và người dùng giữ nguyên tên file khi thao tác trên các phần mềm phân tích như SPSS, AMOS hoặc khi nhập dữ liệu vào SMARTPLS, có thể phát sinh hiện tượng phần mềm bị treo hoặc không thể mở được file dữ liệu. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ giới hạn kỹ thuật trong việc xử lý tên file quá dài của các phần mềm thống kê.
Cách xử lý: Tiến hành đổi tên file dữ liệu theo hướng ngắn gọn, súc tích trước khi đưa vào các phần mềm phân tích.
Tên file dữ liệu sử dụng tiếng Việt
Một số phiên bản của SPSS chưa được thiết lập để hỗ trợ đầy đủ bảng mã Unicode, trong khi phần mềm AMOS thường không chấp nhận tên file dữ liệu có chứa ký tự đặc biệt hoặc dấu tiếng Việt. Việc sử dụng tên file có dấu có thể dẫn đến lỗi khi mở hoặc xử lý dữ liệu trong quá trình phân tích.
Cách xử lý: Đổi tên file dữ liệu sang dạng không dấu, không sử dụng ký tự tiếng Việt hoặc ký tự đặc biệt để đảm bảo tính tương thích với các phần mềm phân tích thống kê.
2. Vấn đề dữ liệu bị ảnh hưởng bởi định dạng
Trong quá trình xử lý dữ liệu, một số trường hợp người dùng áp dụng các định dạng như tô màu, kẻ bảng hoặc điều chỉnh kiểu hiển thị cho dữ liệu đầu vào. Những thao tác này có thể làm sai lệch khả năng nhận diện cấu trúc dữ liệu của phần mềm, dẫn đến việc hệ thống không thể tiếp nhận và nhập dữ liệu một cách chính xác. Ví dụ điển hình là các bảng dữ liệu đã được định dạng sẵn như minh họa bên dưới.
Cách xử lý được khuyến nghị như sau: Người dùng tiến hành chọn toàn bộ dữ liệu bằng cách bôi đen hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A. Sau đó, mở một tệp Excel mới hoàn toàn trống. Tại ô A1, nhấp chuột phải, di chuyển con trỏ đến tùy chọn Paste Special cho đến khi xuất hiện bảng tùy chọn mở rộng, rồi chọn biểu tượng Paste Value (chỉ dán giá trị).
Thao tác này giúp dữ liệu được dán vào dưới dạng giá trị thuần, loại bỏ toàn bộ định dạng ban đầu, từ đó giảm thiểu nguy cơ phát sinh lỗi liên quan đến cấu trúc dữ liệu trong quá trình xử lý và phân tích.
3. Vấn đề liên quan đến tên biến quá dài hoặc chứa ký tự đặc biệt
Trong các nghiên cứu định lượng, dữ liệu khảo sát thu thập được thường sử dụng toàn bộ nội dung câu hỏi làm tên biến. Tuy nhiên, do nội dung câu hỏi thường có độ dài lớn và có thể bao gồm các ký tự đặc biệt, việc nhập trực tiếp vào các phần mềm phân tích như SPSS, AMOS hoặc SmartPLS có thể dẫn đến lỗi hệ thống hoặc khiến phần mềm không nhận diện chính xác dữ liệu.
Chẳng hạn, một bộ dữ liệu sử dụng nguyên văn câu hỏi làm tên biến sẽ không phù hợp để khai báo trực tiếp trong phần mềm phân tích.
Thay vào đó, câu hỏi cần được mã hóa thành các tên biến ngắn gọn và có ý nghĩa.
Cách xử lý là tiến hành đổi tên biến trong tập dữ liệu theo dạng rút gọn, đảm bảo tên biến bắt đầu bằng một chữ cái, không sử dụng chữ số hoặc ký hiệu đặc biệt ở vị trí đầu, nhằm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của các phần mềm phân tích thống kê.
4. Vấn đề dữ liệu đầu vào không ở dạng số khi nhập vào SMARTPLS
SMARTPLS là phần mềm không hỗ trợ các tệp dữ liệu đầu vào có chứa giá trị dạng văn bản, dấu câu hoặc ký tự đặc biệt, ngay cả trong trường hợp các cột dữ liệu hoặc biến đó không được sử dụng trong quá trình ước lượng mô hình. Do đó, khi người nghiên cứu khai báo dữ liệu vào SMARTPLS, phần mềm sẽ không thể nhận diện hoặc đọc đúng tệp dữ liệu nếu tồn tại các giá trị không phải dạng số.
Cách xử lý: Khi sử dụng SMARTPLS, toàn bộ dữ liệu trong tệp cần được mã hóa thống nhất dưới dạng số. Dữ liệu không được phép chứa bất kỳ giá trị văn bản nào, cũng như không được xuất hiện các dấu câu (như dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy) hoặc ký tự đặc biệt. Ngoại lệ duy nhất được chấp nhận là hàng đầu tiên của tệp dữ liệu, dùng để đặt tên cho các biến nghiên cứu.