Để nhập dữ liệu vào phần mềm SmartPLS 4, người nghiên cứu có thể sử dụng các định dạng dữ liệu phổ biến như Excel (.xlsx), CSV (.csv) hoặc file dữ liệu của SPSS (.sav). Mỗi định dạng đều có những yêu cầu kỹ thuật riêng nhằm đảm bảo phần mềm có thể nhận diện và xử lý dữ liệu một cách chính xác. Nội dung dưới đây trình bày hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị và nhập dữ liệu tương ứng với từng loại tệp.
1. Chuẩn hóa và mã hóa dữ liệu trước khi nhập vào SmartPLS 4
Từ phiên bản SmartPLS 4, phần mềm đã mở rộng khả năng hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu đầu vào như .sav của SPSS, .xls/.xlsx của Excel, .csv và .txt được xuất từ các phần mềm thống kê khác. Trong thực tiễn nghiên cứu, định dạng CSV thường được sử dụng phổ biến do cấu trúc đơn giản và khả năng tương thích cao với nhiều phần mềm phân tích dữ liệu.
Tương tự các phần mềm phân tích thống kê khác, SmartPLS yêu cầu dữ liệu đầu vào phải tuân thủ một định dạng chuẩn, đặc biệt liên quan đến cấu trúc biến và cách mã hóa giá trị. Vì vậy, để đảm bảo phần mềm có thể đọc và xử lý dữ liệu chính xác, tập dữ liệu cần được chuẩn hóa trước khi nhập, bao gồm việc đặt tên biến, mã hóa giá trị và loại bỏ các thông tin không phù hợp. Trước khi tiến hành nhập dữ liệu vào SmartPLS 4, người nghiên cứu cần đảm bảo file dữ liệu đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn thứ nhất, dữ liệu phải được lưu dưới dạng Excel (.xlsx), CSV (.csv) hoặc file dữ liệu SPSS (.sav).
- Tiêu chuẩn thứ hai, toàn bộ dữ liệu trong bảng phải được mã hóa dưới dạng số, không được chứa văn bản, ký tự chữ cái hay dấu câu.
- Tiêu chuẩn thứ ba, dòng đầu tiên của file dữ liệu phải là tên các biến. Tên biến cần ngắn gọn, không sử dụng dấu tiếng Việt, không có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt, và không được sử dụng nguyên câu hỏi khảo sát làm tên biến.
ĐỐI VỚI FILE DỮ LIỆU SPSS (.sav)
Trong trường hợp sử dụng dữ liệu từ Excel để chuyển sang SPSS, hàng đầu tiên của bảng dữ liệu phải được dùng để khai báo tên biến. Từ hàng thứ hai trở đi, mỗi dòng dữ liệu tương ứng với một đáp viên và thể hiện giá trị trả lời cho từng biến quan sát. Tất cả các giá trị trong bảng phải được mã hóa bằng số, không sử dụng dữ liệu dạng chữ hay ký hiệu.
Sau khi hoàn tất việc chuẩn hóa và kiểm tra dữ liệu, người nghiên cứu lưu file dữ liệu dưới định dạng SPSS với phần mở rộng .sav. Ví dụ, file có thể được lưu với tên 350 – DLTH 1.sav.
Đối với file dữ liệu Excel (.xls hoặc .xlsx)
Tất cả các biến trong file Excel cần được khai báo tên rõ ràng và mã hóa giá trị dưới dạng số theo đúng quy ước nghiên cứu. Mỗi dòng trong bảng dữ liệu tương ứng với một đáp viên, hay một đơn vị quan sát, và toàn bộ giá trị trong bảng phải là dữ liệu số, tuyệt đối không sử dụng văn bản hoặc ký hiệu.
Ngoài ra, để hạn chế lỗi liên quan đến tên biến khi nhập dữ liệu vào SmartPLS 4, người nghiên cứu nên bổ sung một cột đầu tiên là số thứ tự trước biến đầu tiên trong bảng dữ liệu.
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị dữ liệu, file được lưu lại dưới định dạng Excel với phần mở rộng .xls hoặc .xlsx. Ví dụ, file có thể được đặt tên là 350 – DLTH 1.xlsx.
Đối với file dữ liệu CSV (.csv) và TXT (.txt)
Định dạng CSV hoặc TXT thường là dữ liệu đầu ra của các phần mềm thống kê như R, Stata hoặc EViews. Các file này thường đã được chuẩn hóa về cấu trúc dữ liệu theo chuẩn thống kê, do đó người nghiên cứu có thể nhập trực tiếp vào SmartPLS 4 mà không cần thực hiện thêm các bước điều chỉnh hay chuyển đổi định dạng.
Dữ liệu khảo sát từ Google Forms
Đối với dữ liệu thu thập thông qua Google Forms, không nên tải trực tiếp kết quả khảo sát từ giao diện quản trị của Google Forms vì file CSV tải về thường chưa được chuẩn hóa định dạng và có thể phát sinh lỗi hiển thị ngôn ngữ. Mặc dù cùng định dạng CSV, cấu trúc file này khác với CSV được xuất từ các phần mềm thống kê chuyên dụng.
Để đảm bảo dữ liệu hiển thị đúng và dễ xử lý, người nghiên cứu nên mở kết quả khảo sát bằng Google Sheets, sau đó tải dữ liệu từ Sheets về máy dưới dạng Excel. Tiếp theo, dữ liệu cần được mã hóa và chuẩn hóa theo cấu trúc file Excel đã trình bày ở trên trước khi tiến hành nhập vào SmartPLS 4.
2. Quy trình nhập dữ liệu vào SMARTPLS 4
Bước 1: Tạo dự án mới trên SMARTPLS 4
Trước khi tiến hành nhập dữ liệu, người nghiên cứu cần khởi tạo một dự án mới trên phần mềm SMARTPLS 4. Dự án đóng vai trò là không gian lưu trữ toàn bộ dữ liệu nghiên cứu, sơ đồ mô hình và các kết quả phân tích đầu ra. Để tạo dự án, người dùng lựa chọn chức năng New project trên giao diện chính của phần mềm.
Sau khi thao tác, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, cho phép người dùng nhập tên dự án vào mục Name. Chẳng hạn, dự án có thể được đặt tên là Du an 1. Sau đó, nhấn nút Create để hoàn tất quá trình tạo dự án.
Dự án vừa được tạo sẽ hiển thị trong khu vực Workspace của phần mềm. Bên dưới tên dự án, hệ thống cung cấp hai tùy chọn chính, bao gồm Import data file để khai báo và nhập dữ liệu đầu vào, và Create model để thiết lập sơ đồ mô hình nghiên cứu.
Bước 2: Nhập dữ liệu vào SMARTPLS 4
Tại dự án Du an 1, người dùng lựa chọn chức năng Import data file nhằm tiến hành nhập dữ liệu phục vụ phân tích.
Một cửa sổ mới sẽ được mở ra, cho phép truy cập đến thư mục lưu trữ tệp dữ liệu. Ví dụ, dữ liệu đầu vào có thể là tệp SPSS với tên 350 – DLTH 1.sav. Sau khi chọn tệp phù hợp, nhấn Open để xác nhận thao tác nhập dữ liệu.
Phần mềm SMARTPLS 4 sẽ tự động hiển thị các thông tin tổng quan liên quan đến bộ dữ liệu, bao gồm tên biến, số lượng giá trị bị khuyết, loại thang đo, giá trị nhỏ nhất và giá trị lớn nhất của từng biến. Đây là bước quan trọng giúp người nghiên cứu kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ và đầy đủ của dữ liệu.
Khi quá trình nhập dữ liệu hoàn tất, cửa sổ thông tin dữ liệu sẽ hiển thị đầy đủ như dự kiến. Trường hợp bảng thông tin này không xuất hiện, người dùng cần rà soát lại tệp dữ liệu đầu vào để phát hiện và khắc phục các lỗi có thể xảy ra, sau đó thực hiện lại thao tác nhập dữ liệu. Nhấn Back để quay lại giao diện trước đó.
Đối với những người mới tiếp cận SMARTPLS 4 hoặc chưa nắm vững quy trình chuẩn bị dữ liệu, tạo dự án và thiết lập mô hình nghiên cứu, việc tham khảo các dịch vụ hỗ trợ chuyên môn có thể giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng kết quả phân tích.
Bước 3: Tạo sơ đồ mô hình nghiên cứu trên SMARTPLS 4
Sau khi dữ liệu đã được nhập thành công, người nghiên cứu tiến hành xây dựng sơ đồ mô hình nghiên cứu trên phần mềm bằng cách lựa chọn chức năng Create model.
Trong hộp thoại xuất hiện, tại mục Model type, người dùng chọn PLS-SEM. Tại mục Model name, nhập tên cho sơ đồ mô hình, có thể trùng với tên tệp dữ liệu, ví dụ 350 – DLTH 1. Sau đó, nhấn Save để hoàn tất việc tạo mô hình.
Tiếp theo, phần mềm sẽ chuyển sang giao diện vẽ sơ đồ, nơi người nghiên cứu có thể tiến hành xây dựng diagram nhằm thể hiện cấu trúc mô hình nghiên cứu.
Quy trình vẽ sơ đồ và các thao tác liên quan có thể được tham khảo chi tiết trong các tài liệu hướng dẫn chuyên sâu về thiết lập và quản lý mô hình trên SMARTPLS 4.